V souladu s platnou právní úpravou a ustálenou rozhodovací praxí soudů České republiky platí, že společenství vlastníků jednotek (SVJ) nemá generální povinnost zasílat každý zápis ze shromáždění do sbírky listin veřejného rejstříku. Tato povinnost je striktně vymezena ustanovením § 66 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob.
Uvedené ustanovení stanoví, že do sbírky listin se zakládají pouze dokumenty dokládající skutečnosti zapisované do rejstříku, jako je například volba či odvolání členů statutárního orgánu podle písmene a), změna stanov podle písmene b) nebo schválení účetní závěrky podle písmene c) citovaného paragrafu. Pokud tedy shromáždění nerozhodovalo o personálních změnách, stanovách či hospodářských výsledcích, neexistuje zákonný důvod zápis na portál justice.cz zasílat.
Ohledně prezenční listiny obsahující podpisy vlastníků je nutné postupovat v souladu se zásadou minimalizace údajů dle čl. 5 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR. Judikatura, například rozsudek Nejvyššího soudu sp. zn. 26 Cdo 78/2025, sice potvrzuje právo člena SVJ nahlížet do podkladů a seznamovat se s osobními údaji ostatních členů v rámci vnitřního chodu společenství podle § 1179 občanského zákoníku (zák. č. 89/2012 Sb.), toto právo však nelze bez dalšího ztotožňovat s jejich veřejným publikováním.
Rejstříkové soudy při zápisu změn obvykle vyžadují doložení usnášeníschopnosti shromáždění. Této povinnosti lze dostát například předložením zápisu, v němž předseda shromáždění usnášeníschopnost stvrzuje, případně předložením prezenční listiny. Pro účely veřejného nahlížení by však z takové listiny měly být odstraněny (anonymizovány) podpisy a další nadbytečné soukromé údaje vlastníků.
Pokud by SVJ zveřejnilo prezenční listinu s podpisy na veřejně přístupném internetu bez odpovídajícího zabezpečení, jednalo by se o porušení ochrany soukromí. Veřejný zájem na transparentnosti činnosti SVJ v tomto případě nepřevažuje nad právem fyzických osob na ochranu jejich soukromých projevů a osobních údajů, což opakovaně potvrzuje i metodická činnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Vnitřní informační systémy SVJ přístupné výhradně vlastníkům jednotek, například intranet chráněný heslem, jsou pro tyto účely přípustné. Umožňují naplnit informační povinnost vůči členům společenství, aniž by docházelo k neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů třetím osobám.
Podle platné právní úpravy obsažené v § 1209 odst. 1 občanského zákoníku (zák. č. 89/2012 Sb.) má každý přehlasovaný vlastník jednotky právo navrhnout soudu, aby o záležitosti týkající se správy domu a pozemku rozhodl, je-li pro to důležitý důvod. Definice toho, kdo je považován za „přehlasovaného vlastníka“, prošla vývojem, ale ustálená judikatura Nejvyššího soudu potvrzuje (např. NS 22 Cdo 1423/2009), že za přehlasovaného vlastníka se považuje i ten, kdo se shromáždění vůbec neúčastnil, a to i v případě, že k neúčasti neměl vážný důvod. Právo bránit se u soudu tedy nezaniká pouhou neúčastí na schůzi, neboť zákonný pojem „přehlasovaný“ je vnímán materiálně jako vlastník, jehož vůle nebyla v přijatém usnesení většiny zohledněna.
Soudní ochrana je však omezena třemi zásadními podmínkami. První je časové omezení, kdy vlastník musí podat návrh k soudu do tří měsíců ode dne, kdy se o rozhodnutí dozvěděl nebo mohl dozvědět, přičemž u nepřítomného vlastníka tato lhůta začíná běžet obvykle dnem, kdy se mohl seznámit se zápisem ze shromáždění (typicky dnem vyvěšení na nástěnce nebo doručením zápisu, pokud tak určují stanovy). Druhou podmínkou je existence důležitého důvodu, což znamená, že soud nebude přezkoumávat běžné provozní záležitosti (např. běžné opravy či drobné zvýšení příspěvků), ale pouze věci zásadního významu, jako je změna účelu užívání domu, rozsáhlé úvěrové zatížení nebo změna stanov. Třetí podmínkou je, že vlastník se nesmí účastnit shromáždění a hlasovat pro přijetí usnesení nebo se zdržet hlasování, protože takovým chováním nevyjádřil svůj odpor k rozhodnutí a ztrácí postavení přehlasovaného vlastníka (29 Cdo 3399/2010).
Tvrzení, že se vlastník musí schůze účastnit, aby mohl rozhodnutí napadnout, je tedy právní omyl. Naopak, účast na schůzi a následné zdržení se hlasování může vlastníka o právo na soudní přezkum připravit účinněji než neúčast. Jedinou výjimkou, kdy neúčast může procesně přitížit, je situace, kdy vlastník namítá procesní vady (např. nejasnost bodu programu), o kterých se mohl dozvědět a namítat je přímo na místě; v takovém případě soudy zkoumají, zda neúčast nebyla jen obstrukcí. Pokud však byla schůze svolána v rozporu se zákonem nebo stanovami (např. nebyla řádně doručena pozvánka), má nepřítomný vlastník plné právo domáhat se neplatnosti rozhodnutí.
